Problem nie jest w narzędziu
W firmach usługowych automatyzacja najczęściej zaczyna się od pytania „co możemy automatyzować?”. To złe pytanie. Prowadzi do listy 30 pomysłów, z których 25 nie ma właściciela, a 5 dotyczy procesów, których nikt nie potrzebuje.
Lepsze pytanie brzmi: gdzie w tym tygodniu zespół stracił najwięcej godzin na pracy, której nikt nie powinien wykonywać? Odpowiedź zwykle jest nudna: przepisywanie danych, wysyłanie tych samych informacji, szukanie pliku, uzgadnianie dwóch wersji raportu.
Trzy błędy, które widzę najczęściej
1. Automatyzacja bałaganu. Jeśli proces ma trzy wyjątki i nikt nie wie, który obowiązuje, skrypt tylko szybciej wygeneruje błędne dane. Najpierw uprość proces, potem go automatyzuj.
2. Brak jednej liczby. Projekt bez miary efektu nie da się obronić po trzech miesiącach. Ustal jedną liczbę przed startem: godziny, liczba błędów, czas odpowiedzi, koszt na transakcję.
3. Wdrożenie bez właściciela. Automatyzacja, której nikt nie pilnuje, psuje się po cichu. Potrzebny jest człowiek, który raz w tygodniu sprawdzi, czy wynik nadal się zgadza.
Jak zaczynam
Zawsze od jednego procesu i jednego tygodnia obserwacji. Zapisuję kroki, mierzę czas, pytam zespół, co im przeszkadza. Dopiero potem wybieram narzędzie. Czasem okazuje się, że wystarczy zmienić formularz, a nie wdrażać agenta AI.
To mniej efektowne niż demo, ale działa. A w operacjach liczy się tylko to, co działa w poniedziałek o siódmej rano.
